Welkom! Via deze privacy verklaring informeert International Knowledge & Networking (IKN) B.V., handelsnaam IIR, u over de wijze waarop binnen onze organisatie wordt omgegaan met uw persoonsgegevens. IKN B.V., gevestigd in Amsterdam, is de verantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens.
We hopen dat u deze privacy verklaring leest omdat u onze website bezoekt, u zich inschrijft voor een van de conferenties of trainingen die wij aanbieden, u deelneemt aan een conferentie of training (als cursist, spreker of vertegenwoordiger van een sponsor), omdat u een brochure aanvraagt via onze website of een ander website formulier van ons invult of omdat u met ons correspondeert (als sollicitant of vanwege een vraag of klacht). Als dit zo is, dan gaat deze privacy verklaring over uw persoonsgegevens. Voor het gemak gebruiken we het woord “gegevens” als we het over uw persoonsgegevens hebben.
Als u op een van de hiervoor omschreven manieren met ons in contact komt dan verzamelen wij gegevens over u. Niet alle gegevens zijn persoonsgegevens, maar we vinden het belangrijk dat u begrijpt welke gegevens wij als verzameling van u kunnen hebben.
Hieronder een overzicht van welke gegevens we verzamelen.
Bij het inschrijven voor een conferentie of training
Wij vragen u om gegevens die wij nodig hebben om u deel te kunnen laten nemen aan de conferentie of training en om u daarvoor een factuur te kunnen sturen. Deze gegevens zijn:
Bij het invullen van een webformulier
Wij vragen u om gegevens die we nodig hebben om de door uw aangevraagde informatie te kunnen toesturen. Deze gegevens zijn:
Als u deelnemer bent bij een conferentie of training
Als u deelnemer bent bij een conferentie of training dan worden er ook persoonsgegevens van u verwerkt. Deze gegevens zijn:
Als u spreker op een conferentie of training wordt of bent
Van onze sprekers op een conferentie of training verzamelen wij ook persoonsgegevens. Deze gegevens zijn:
Als u een sponsor wordt of bent van een conferentie of training
Van (contactpersonen van) onze sponsors op een conferentie of training verzamelen wij ook persoonsgegevens. Deze gegevens zijn:
Als u ons mailt, belt of schrijft
Er kunnen verschillende redenen zijn waarom u met ons mailt, belt of schrijft. Dit kan zijn omdat u een vraag hebt over een conferentie of training. Het kan ook zijn dat u graag bij ons wilt komen werken. Het gaat dan om de volgende gegevens:
Als u onze website bezoekt
Wanneer u onze website bezoekt, verzamelen wij informatie via cookies en vergelijkbare technologieën. Lees voor meer informatie het cookiebeleid op onze website. Daarnaast kunnen we ook andere gegevens ontvangen als u onze website bezoekt, zoals uw IP-adres, type browser, besturingssysteem of doorverwijzende website.
We verzamelen uw gegevens om er het volgende mee te doen:
De gegevens die u invult op een webformulier gebruiken we om de gevraagde informatie toe te sturen.
De gegevens die u verstrekt als u zich inschrijft voor een conferentie of een training worden gebruikt om u deze dienst te kunnen leveren. Dit betekent ook dat we de gegevens gebruiken om u toegang te geven tot de leeromgeving en het lesmateriaal, om u een bewijs van deelname toe te sturen.
We gebruiken de gegevens om facturen te kunnen sturen voor de conferenties en trainingen waaraan u deelneemt. Als er niet of niet tijdig wordt betaald, dan kunnen we de gegevens ook gebruiken om een vordering te innen.
We zijn nieuwsgierig of de website makkelijk te gebruiken is. Daarom kunnen we uw gegevens gebruiken en kunnen wij via een tool Google Analytics zien hoe vaak de website wordt bezocht, op welke tijdstippen, op welke locaties en hoe lang. Daarnaast gebruiken we soms Hotjar waarmee we kunnen meten hoe we de website gebruiksvriendelijker kunnen maken. Al deze tools verzamelen gegevens die we terug kunnen herleiden naar u of het apparaat dat u gebruikt om onze website te bezoeken. Via uw apparaat dat u gebruikt om onze website te bezoeken kunt u zelf het delen van deze gegevens door uw apparaat aan of uit zetten.
We gebruiken de gegevens van u als spreker of trainer om afspraken met u te maken over het event waaraan u uw bijdrage levert. We stemmen samen met u de inhoud af van uw biografie die we publiceren en filmmateriaal dat we gebruiken. Soms plaatsen we ook een interview met een spreker of trainer op onze website ter promotie van een event.
We gebruiken uw telefoonnummer om met u te praten over de bij ons bekende interesses in onze producten of diensten. We gebruiken uw emailadres om u op de hoogte te houden van conferenties en/of trainingen binnen uw interessegebied. We kunnen beeld- en geluidmateriaal gebruiken om onze trainingen en conferenties mee te promoten.
Als u met ons contact heeft gezocht dan gebruiken we uw gegevens om uw vraag of klacht te beantwoorden. Als u bij ons solliciteert dan gebruiken we uw gegevens om u eventueel uit te nodigen voor een gesprek. De informatie tijdens het gesprek gebruiken we om u te beoordelen en u eventueel een aanbod te doen.
Een van de principes van het privacy recht, het recht dat het gebruik van uw gegevens regelt, is dat dit alleen mag gebeuren als daar een wettelijke grondslag voor is.
Wij gebruiken uw gegevens op basis van de volgende wettelijke grondslagen:
U kunt contact met ons opnemen om de rechten die u als betrokkene uit te oefenen. U heeft een recht op 1) inzage, 2) rectificatie, 3) wissing, 4) beperking van ons gebruik van uw gegevens, 5) u kunt in sommige gevallen bezwaar maken tegen het gebruik van uw gegevens en 6) u hebt het recht op overdraagbaarheid van uw gegevens.
U mag ons vragen welke persoonsgegevens we van u verwerken (inzage). Binnen de spelregels van de wet geven wij u hier een antwoord op. U heeft ook een recht op correctie of verwijdering van uw gegevens (rectificatie of wissing). Dit kunt u zelf beheren via uw profiel en instellingen van uw browser of mobiele toestel. Als wij uw toestemming hebben gevraagd om gegevens van u te gebruiken dan kan u deze toestemming intrekken. Dit heeft geen invloed op het gebruik van uw gegevens voor het moment van intrekking van uw toestemming.
U hebt een recht van verzet tegen het gebruik van uw gegevens voor direct marketingdoeleinden. Ook kunt u vragen of wij uw gegevens in een machineleesbaar en interoperabel formaat aan jou of een andere partij geven.
Wij delen uw gegevens met dienstverleners zoals onze IT-leveranciers en marketingadviesbureau’s. Deze bedrijven werken volgens onze instructie en wij hebben met deze bedrijven een verwerkersovereenkomst gesloten. Al deze derde partijen zijn verplicht deze gegevens adequaat te beveiligen.
Op conferenties delen wij gegevens (naam, functie, organisatie) met samenwerkingspartners en met andere congresdeelnemers. Hierbij geven wij expliciet aan dat deze gegevens uitsluitend bedoeld zijn voor het netwerken en dat zij niet voor marketingdoeleinden of voor andere doeleinden mogen worden gebruikt.
We hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking. Dat betekent dat tijdens het gebruik van de website er sprake is van een beveiligde verbinding, dat we back-ups maken van bestanden, op tijd updates installeren en antivirusprogramma’s gebruiken. We houden binnen onze organisatie bij wie wanneer welke gegevens heeft gebruikt. Onze medewerkers moeten zich houden aan een wachtwoordbeleid. Uiteraard is onze werkplek en werklocatie ook beveiligd. In onze werkomgeving maken we gebruik van een gescheiden wifi-netwerk voor gasten en voor medewerkers.
We bewaren uw gegevens zolang als dat nodig is voor de doeleinden waarvoor we de gegevens verzameld hebben of zo lang als de wet dat voorschrijft.
Deze privacy verklaring is ingegaan op 23 mei 2018 en vervangt onze voorgaande privacy verklaring. Dit document wordt zo nu en dan herzien. Wij informeren u over eventuele wijzigingen voordat deze in werking treden. U kunt aan het kenmerk en de datum van de privacy verklaring zien of dit de versie is die u eerder hebt gelezen.
Privacy verklaring, versie 3, oktober 2019
International Knowledge & Networking BV, handelsnaam IIR, Kabelweg 37, 1014 BA Amsterdam. 020 5805400 / info@iir.nl Kamer van Koophandel nummer: 64458482