Print:

RPA is niet eng, zolang je het maar goed aanpakt

Redactie IIR , Trainingen & Conferenties

LinkedIn profiel

Er bestaat nog altijd veel weerstand tegen robotisering en dat zal waarschijnlijk altijd zo blijven. Collega’s zijn bang dat hun baan wordt ingepikt door de machine en ze op straat komen te staan. Maar de realiteit is juist dat Robotic Process Automation (RPA) saaie en repetitieve taken overneemt, waardoor er voor de mens meer tijd overblijft om meer interessant en waardevoller werk te doen.

Robotic Process Automation Fundamentals | IIR

 

Het Amerikaanse consultancybureau McKinsey heeft berekend dat slechts een op de twintig banen volledig te robotiseren is. Daar staat tegenover dat in ongeveer de helft van alle banen naar schatting eenderde van de taken te automatiseren is. Kunstmatige intelligentie en machine learning krijgen tegenwoordig de meeste aandacht; maar RPA is nog altijd de meest voorspelbare en betrouwbare manier om een hogere productie en efficiëntie te realiseren.

Robot = software

Anders dan AI en machine learning is RPA afhankelijk van gestructureerde input en vaste regels waar niet of nauwelijks van kan worden afgeweken. IT-afdelingen kunnen de ‘robot’, wat gewoon een stukje software is, programmeren om standaard routinetaken uit te voeren. Voorbeelden van RPA zijn het automatiseren van emails, payroll, klantorderafhandeling, de dataoverdracht naar andere systemen, web-indexering en nog veel, heel veel meer. RPA kan worden ingezet om simpele taken uit te voeren, zoals alle informatie uit facturen en orders halen; en het kan complexe taken uitvoeren, zoals de processtromen van een Enterprise Resource Planning (ERP) stroomlijnen.

De vijf stappen naar een goede RPA uitrol

De opmars van RPA is niet meer te stuiten. Zowel grote industriebedrijven als startups voeren in toenemende mate verregaande mechanisering in om een hogere productiviteit te bereiken. Daarbij worden veelal de volgende vijf stappen gevolgd:

1. Identificeer en waardeer de kansen

Kijk allereerst welke bedrijfsprocessen kunnen worden geautomatiseerd. Afhankelijk van de complexiteit, type industrie en serviceniveau-overeenkomst (SLA) zijn er altijd processen te vinden die gerobotiseerd kunnen worden. Met als vuistregel: het levert pas geld op wanneer er op jaarbasis 350 manuren wordt bespaard.

Schat daarom goed in waar de kansen liggen. Waar kunnen we het proces het beste automatiseren? Waar het gaat om transactie-onderdelen kan al snel veel (tijds)winst worden behaald, omdat dat vaak tijdrovende en herhalende acties zijn. Bij de complexe beslissingsonderdelen van een proces wordt het al snel lastiger.

2. Kies een ontwerpmodel

Selecteer het meest geschikte model op basis van wat het bedrijf nodig heeft. Misschien moeten bepaalde productieprocessen opnieuw worden ontworpen om maximale winst uit robotisering te halen? Ontwikkel in ieder geval het automatiseringsmodel zodanig dat het is afgestemd op de behoeften van het bedrijf.

Splits als het nodig is de productieprocessen op in afzonderlijke subdelen, zoals: het vastleggen van de input, de juiste codes bouwen en het systeem updaten. Er is natuurlijk wel wat specialistische kennis voor nodig om de juiste codes te programmeren, maar met de automatisering van zowel het vastleggen van de input als updating kunnen enorme efficiënties worden bereikt.

3. Ontwikkel een (pilot) RPA-plan

Na grondig onderzoek van alle productieprocessen en, niet te vergeten, alle uitzonderingsscenario’s kan een plan van implementatie worden uitgeschreven. Automatiseer hierbij zoveel mogelijk alle tijdrovende en repetitieve taken in de verschillende fases van productie. Tip: automatiseer niet meer dan 75% van de scenario’s en laat de rest over aan experts die de laatste puntjes op de ì zetten.

Met een proefprogramma kunnen eerst de effectiviteit en algemene prestaties van het RPA-plan in real-time worden gemeten. Waar nodig kunnen er nog extra verbeteringen worden aangebracht. Ook geven de resultaten van de proeffase duidelijk aan welke scenario’s direct geautomatiseerd kunnen worden en welke een uitzondering blijven.

4. Uitvoeren maar!

Als de testfase succesvol is gebleken en de laatste foutjes eruit zijn gehaald, kan het RPA-plan worden uitgerold. Tegelijkertijd moeten er drie andere plannen opstarten. Het eerste is voor training en opleiding van medewerkers die gaan werken met de nieuw ontworpen processen. Ten tweede: zorg voor een goede begeleiding van collega’s wier taken zijn geautomatiseerd. Organiseer ook voor hen omscholing en herplaatsing binnen de organisatie. Dit is om het moreel en motivatie van álle werknemers hoog te houden. En ten derde..

5. Ontwikkel een veranderingsmanagementplan

Automatisering is niet een trucje dat één keer wordt uitgevoerd en dat was het dan. Het is ook van belang om in deze laatste fase een goed doordacht veranderingsmanagementplan te ontwikkelen. Hiermee kan de organisatie inschatten wat de impact is van onvoorziene veranderingen in het systeem of de processen. En zoals in alle vorige fases het geval is, zo geldt ook in deze fase: zorg voor een goede samenwerking tussen de opdrachtgever en relevante stakeholders. Ga niet op eigen houtje ontwerpen en uitvoeren, maar betrek alle spelers zoveel als mogelijk bij het proces.

De robotisering van bedrijfsprocessen brengt waarschijnlijk een hoop disruptie en onzekerheid met zich mee. Maar met de juiste voorbereiding én implementatie blijft de schade beperkt en zal RPA op termijn een hoop opleveren.

Wilt u zelf aan de slag met RPA en bent u benieuwd hoe u RPA het beste binnen uw organisatie in kunt zetten? Leer meer over het potentieel van robotisering tijdens de 3-daagse introductie-opleiding Robotic Process Automation Fundamentals.

Meer informatie?

Laat uw e-mail achter en ontvang de brochure direct in uw mailbox.

Wij gebruiken cookies om IIR.nl gemakkelijk te maken. Bezoekt u onze website, dan gaat u akkoord met deze cookies meer informatie

De cookie-instellingen op deze website zijn ingesteld op 'toestaan cookies "om u de beste surfervaring mogelijk. Als u doorgaat met deze website te gebruiken zonder het wijzigen van uw cookie-instellingen of u klikt op "Accepteren" hieronder dan bent u akkoord met deze instellingen.

Sluiten