Print:

Covid-19: impact op IT-contracten?

Peter van Schelven , Adviseur ICT & Recht

LinkedIn profiel

Sinds Covid-19 heeft toegeslagen met immens persoonlijk verdriet en grote sociale en economische drama’s tot gevolg, zien talloze beroepsgroepen zich voor Corona-gerelateerde vragen geplaatst. Zo ook de vele professionals – IT-managers, juristen, inkopers, verkopers en dergelijke – die IT-contracten opstellen of beoordelen. In deze bijdrage drie korte voorbeelden waar Covid-19 de IT-contractpraktijk raakt.

Softwarelicenties en thuisgebruik

Voorbeeld nummer 1. Met de komst van Covid-19 is werkend Nederland massaal overgestapt op thuiswerken, daarbij gebruikmakend van de mooie middelen die de informatie- en communicatietechnologie biedt. Van groot belang in dit verband is de vraag of de software-licenties die je als gebruikersorganisatie in huis hebt thuisgebruik door werknemers toestaan. In werkelijkheid bestaan er softwarelicenties in vele soorten en maten, elk met sterk verschillende juridische en commerciële uitgangspunten. Daarom moet steeds per afzonderlijk softwareproduct beoordeeld worden wat de rechten voor thuisgebruik zijn. Soms moet je als organisatie voor zakelijk thuisgebruik additionele licenties inkopen, iets waaraan uiteraard een extra prijskaartje hangt. Maar ook moet voor ogen worden gehouden dat lang niet alle enterprise- of server-gebaseerde softwareproducten in aanmerking komen voor thuisgebruik. De regels verschillen per producent. Een gedegen analyse van softwarelicenties is daarom onontkoombaar.

Organisaties met een zwak licentiebeheer stellen zich bloot aan het risico van onrechtmatig thuisgebruik. Meer dan voorheen noopt dat in het Covid-19 tijdvak tot professioneel Software Asset Management (SAM). Alleen zo zijn tegenvallers te voorkomen. Een organisatie die SAM serieus neemt mitigeert de juridische en financiële risico’s die verbonden zijn aan thuisgebruik van software.

IT-projecten contracten: voortijdig opzegbaar?

Een tweede voorbeeld. Stel, je bent als organisatie in zee gegaan met een IT-bedrijf dat in jouw opdracht een app of website ontwikkelt. De kosten van het project zijn inmiddels flink opgelopen en door de malaise waarin jouw organisatie vanwege Covid-19 is geraakt, wil je eigenlijk tussentijds van het contract af. Heb je als opdrachtgever de mogelijkheid om eenzijdig tot een vroegtijdige stop te besluiten, zelfs als het IT-bedrijf het project netjes conform de gemaakte afspraken uitvoert en zich dus niet aan wanprestatie schuldig maakt? De wet in Nederland geeft daarover een duidelijk uitgangspunt: ja, als opdrachtgever mag je een dienstencontract met een IT-bedrijf ‘te allen tijde’ opzeggen, dus ook voordat het ontwikkelproject is afgerond. Een wanprestatie van de zijde van het IT-bedrijf is daar niet voor nodig. Een zo vergaand opzegrecht geeft de wet overigens niet aan de opdrachtnemer.

Dus, een aantrekkelijk wettelijk vertrekpunt voor iedere opdrachtgever die financieel knel zit. Echter, dat wat de wet zegt is slechts één deel van het antwoord. Het gaat hier immers om een IT-contract tussen twee professionele partijen en de wet zegt ook dat in zo’n verhouding de contractspartijen mogen afspreken dit eenzijdige opzegrecht van de opdrachtgever opzij te zetten. Zo’n uitsluiting tref je bijvoorbeeld aan in de veelgebruikte IT-branchevoorwaarden van NLdigital en haar voorloper Nederland ICT. Onder die voorwaarden mis je als opdrachtgever dan ook de mogelijkheid eenzijdig een dienstencontract op te zeggen.

Alvorens te besluiten tot opzegging moet je als opdrachtgever de toepasselijke contractsbepalingen dus eerst goed bestuderen. Bedenk daarbij dat de vraag of sprake is van een uitsluiting (of beperking) van het opzegrecht niet alleen beantwoord kan worden aan de hand van de lettertjes van het contract. Meer dan eens moet ook worden gelet op hetgeen opdrachtgever en het IT-bedrijf in de fase vóór het aangaan van het IT-contract precies met elkaar hebben besproken. Ook daarin kunnen partijen impliciet van een uitsluiting van tussentijdse opzegging zijn uitgegaan. Is het tussentijdse opzegrecht niet opzij gezet, dan kan de opdrachtgever vroegtijdig rechtsgeldig de stekker uit het IT-project trekken. In tijden van Covid-19 kan zo’n besluit de moeite van het overwegen waard zijn. Wil je dat als opdrachtgever doen, dan doe je er verstandig aan ook stevig aandacht te geven aan de vraag of en zo ja welke financiële consequenties aan een tussentijdse opzegging vast zitten. Soms kom je zonder geldelijke kleerscheuren tussentijds van een dienstencontract af.

Cloudcontracten: op- en afschalen van clouddiensten

Een laatste voorbeeld. Clouddiensten zijn dikwijls schaalbaar. Veel Cloud-providers bieden hun clouddiensten op flexibele wijze aan zodat zij met schommelingen in de vraag en behoeftes van hun opdrachtgevers om kunnen gaan. In een tijd waarin afnemers van Clouddiensten plotsklap personeelsleden moeten laten afvloeien vanwege Corona-perikelen is een dergelijke flexibiliteit zeer welkom. Voorwaarde is wel dat het gesloten cloudcontract, bijvoorbeeld een contract voor SaaS-diensten, voorziet in de mogelijkheid van het ‘op- en afschalen’ van het aantal gebruikers.

Cloudcontracten met een heldere regeling op het gebied van het afschalen van clouddiensten leveren een bijdrage aan de financiële flexibiliteit van gebruikersorganisaties. De praktijk laat evenwel zien dat cloudcontracten soms krakkemikkig zijn opgesteld, waardoor het afschalen niet of gebrekkig is geregeld. Dat is in de benarde tijden van Covid-19 uiteraard spijtig. Maar ook hier geldt: de moeite van het onderzoeken waard.

Slot

Het is een open deur: Covid-19 plaatst veel organisaties voor grote financiële uitdagingen. Misschien geldt dat ook voor jouw organisatie. Reden om de IT-contracten en het Software Asset Management nog eens goed onder de loep te nemen. Gewapend met kennis omtrent softwarelicenties, IT-projectovereenkomsten en contracten voor clouddiensten krijg je de financiële lasten van IT beter in de tang.

 


Als jurist voorbereid zijn op alle uitdagingen van de toekomst? Volg dan de 8-daagse
leergang IT-jurist van IIR, of kies de verdieping met de driedaagse praktijktraining Programmeren voor juristen.

 

Meer informatie?

Laat uw e-mail achter en ontvang de brochure direct in uw mailbox.