Print:

Welke dingen u moet weten over contractmanagement anno 2017

Clemens Bon, Consultant Business Cases

LinkedIn profiel

Flexibel blijven met beheerste risico’s

Een heldere governance en goed stakeholdermanagement zijn de kritische succesfactoren voor een goed project. Een goed contract dat goed gemanaged wordt, levert deze elementen. Voor het goed aansturen van contracten zijn actuele kennis en vaardigheden essentieel. Een gedegen praktijkopleiding traint u hierin en leert u risico’s beheersen.

Clemens Bon, hoofddocent van de opleiding ICT Contractmanagement neemt u mee langs belangrijke aspecten van ICT-contracten en het managen daarvan.

Voordelen en risicomanagement
Een contract dat goed gemanaged wordt levert direct een aantal voordelen op:

  • Geen gezeur bij de uitvoering
  • Duidelijke verwachtingen bij alle betrokkenen
  • Snelle probleemoplossing in moeilijk situaties
  • Het vroegtijdig signaleren van issues, die tijdig opgelost kunnen worden
  • Geen verrassingen achteraf

Een goed contract helpt bij het beheersen van de volgende risico’s:

  • Onduidelijke scope, waardoor de prijs ook niet helder is.
  • Onduidelijkheden over wie wat beslist, zowel intern als extern, waardoor beslissingen niet of te laat genomen worden.
  • Intellectuele eigendomsvraagstukken. Daardoor ontstaat vaak ruzie na afloop van het contract, soms zelf jaren later.
  • Het risico op verhalen van schades die niet je verantwoordelijkheid zijn, een contract geeft helderheid hierover.
  • Onduidelijkheid over wat er bij overmacht moet gebeuren. Het contract kan hier heldere regels voor geven, zodat iedereen weet wat je mag verwachten
  • Het risico dat je nooit meer uit een contract kan stappen, en daardoor aan de andere partij overgeleverd bent. In het contract leg je vast wanneer het genoeg is geweest en de wegen elkaar scheiden, inclusief de consequenties.

Opdrachtgevers willen steeds meer de kennis van hun leveranciers benutten. De grote infrastructuurprojecten van de overheid hebben dit laten zien. Klassieke contractvormen zijn anno 2017 niet meer bruikbaar en dit vraagt om aangepaste vormen.

Alliantiecontract voor optimaal samenwerken
Het alliantiecontract is een vorm die de risico’s beter probeert te verdelen. Belangrijke beslissingen worden onderweg genomen. Risico’s zijn minder goed te voorspellen. Een alliantiecontract met besluiten die klant/leveranciersteam nemen biedt een goed alternatief. Mits het contract goed gebruikt wordt. Zo moet er voor de leverancier een incentive zijn om goedkoper te werken, anders voelt het goedkoper uitvoeren als je eigen opdracht weggeven. Niet alleen de regels zijn hier anders, ook moet het team ook tot een goede cultuur komen. En dat is niet altijd eenvoudig. Dit vraagt vaardigheden en opleiding.

Agile contracteren en vereisten
Omdat het in de IT steeds moeilijker wordt om van te voren precies te definiëren wat je wilt hebben, gaan organisaties steeds vaker op een Agile manier werken. Ook de complexiteit van de systemen en het draagvlak bij de belanghebbenden zijn redenen om met de Agile methode te gaan werken.

De belangrijkste voordelen van Agile werken zijn:

  • Keuzes over de detailinvulling kunnen tijdens de rit gemaakt worden.
  • De business staat aan het roer en stuurt naar een zo bruikbaar mogelijk resultaat.
  • Door korte ontwikkelcycli is het mogelijk snel deelresultaten op te leveren die waarde toevoegen.

Nadelen van Agile werken zijn:

  • De scope staat van tevoren niet helemaal duidelijk vast.
  • Keuzes worden op werkniveau bepaald, terwijl het contract op management niveau wordt afgesproken.
  • Terugdraaien van detailbeslissingen is geen optie.

Een contract op regiebasis (uurtje factuurtje) past hier goed bij, maar dat vereist van de klant dat deze het werk managet. Terwijl klanten ook vaak niet weten hoe zij Agile moet managen. Agile wordt vaak gezien als zelfsturend, dus zelf managen is niet nodig. Klanten willen liefst een duidelijk product voor een vaste prijs. Dat is bij Agile werken moeilijker te definiëren. Teleurstellingen komen regelmatig voor. Klanten zijn teleurgesteld dat ze niet alles krijgen en leveranciers alleen inspanningsverplichtingen leveren.

Contracteren in een Agile omgeving vraagt om heldere uitgangspunten:

  • Wat is de gewenste waarde voor de business, niet meer welk product krijg ik?
  • Wat is echt belangrijk en wat is een nice to have?
  • Aan welke technische randvoorwaarden mag niet getornd worden?
  • Wie mogen beslissen?
  • Welke houding moet het hoger management uitstralen?

Kortom, spreek zaken goed af maar heb wel de flexibiliteit om keuzes te kunnen maken tijdens de uitvoering van het contract. Een van de passende vormen is het alliantiecontract.

ICT_Contractmanagement

Clemens Bon
Wetenschappelijke Raad Oppidum en docent ICT Contractmanagement

Wij gebruiken cookies om IIR.nl gemakkelijk te maken. Bezoekt u onze website, dan gaat u akkoord met deze cookies meer informatie

De cookie-instellingen op deze website zijn ingesteld op 'toestaan cookies "om u de beste surfervaring mogelijk. Als u doorgaat met deze website te gebruiken zonder het wijzigen van uw cookie-instellingen of u klikt op "Accepteren" hieronder dan bent u akkoord met deze instellingen.

Sluiten